Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de Dienst in de zin van art. 4 (7) AVG is:

CloudCops GmbH
Amselweg 20
33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Duitsland
E-mail: privacy@myperfectstay.com

Zie ons Colofon voor de volledige bedrijfsgegevens, waaronder het handelsregisternummer en het btw-id.

2. Functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld omdat de wettelijke drempels in art. 37 AVG en § 38 BDSG momenteel niet op ons van toepassing zijn. Je kunt elke gegevensbeschermingsvraag richten aan privacy@myperfectstay.com en wij leiden deze door naar de verantwoordelijke persoon binnen CloudCops GmbH.

3. Onze zusterentiteit in de VAE

De commerciële activiteiten en B2B-partneruitbetalingen van MyPerfectStay in de MENA-regio worden verwerkt door Cloud Cops Technology L.L.C in de Verenigde Arabische Emiraten. Cloud Cops Technology L.L.C is geen verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke of verwerker van persoonsgegevens van MyPerfectStay-gebruikers. Persoonsgegevens die onder dit beleid worden verwerkt, worden uitsluitend verwerkt door CloudCops GmbH in Duitsland op infrastructuur binnen de Europese Unie (zie § 7 hieronder). Commerciële uitbetalingen aan VAE-partners bevatten geen persoonsgegevens van eindgebruikers van MyPerfectStay.

4. Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om de Dienst te laten werken. Wij verkopen nooit persoonsgegevens en wij doen niet aan gedragsadvertenties van derden.

• Accountgegevens — naam, e-mailadres, wachtwoordhash, profielfoto (optioneel), taal- en valutavoorkeuren. Aangemaakt wanneer je je registreert.
• Reisplanningsgegevens — bestemmingen, data, groepslidmaatschap, stemmen, reacties, opgeslagen reisschema's.
• Boekingsgegevens — namen van reizigers, contactgegevens, samenstelling van het gezelschap, speciale verzoeken, boekingsdata. Vereist om boekingen bij de betreffende leverancier uit te voeren.
• Betaalgegevens — voor de eigen betaalflows van MyPerfectStay worden je volledige kaartnummer, CVC en vervaldatum getokeniseerd door onze betalingsverwerker en nooit op onze servers opgeslagen. Voor affiliate-boekingen wordt de betaling rechtstreeks door de leverancier afgehandeld (zie § 6) en zien wij kaartgegevens helemaal niet.
• Communicatie — e-mails die je ons stuurt, supportgesprekken en leadformulierinzendingen op /for-hotels en vergelijkbare marketingpagina's.
• Apparaat en diagnostiek — crashrapporten, geanonimiseerde prestatietraces en session-replay-gegevens waarbij tekst en formulierinvoer automatisch worden gemaskeerd (bijv. e-mail- en wachtwoordvelden worden vastgelegd als een zwarte balk, niet als de waarden die je hebt getypt). Gebruikt om bugs te diagnosticeren en de stabiliteit te verbeteren.
• Gebruiksgegevens — geanonimiseerde tellingen van pagina- en functie-interacties; geaggregeerd voor productanalyse.
• Serverlogs — IP-adres, user agent, opgevraagde URL, tijdstempel; kort bewaard voor beveiliging en fraudepreventie.
• Reizigersidentiteits- en reisdocumentgegevens — wanneer een activiteitenleverancier dit vereist om een boeking te bevestigen: voor- en achternaam, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, paspoortnummer en vervaldatum van het paspoort van de reiziger. Je verstrekt dit door het in te typen, of door ervoor te kiezen de fotopagina van je paspoort te scannen (wij extraheren de tekst en verwijderen de afbeelding onmiddellijk). Wij verzamelen deze categorie alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming en alleen voor activiteiten die dit vereisen. Zie § 16.

5. Doeleinden en rechtsgrondslagen (art. 6 AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen:

6. Ontvangers en verwerkers

Wij delen persoonsgegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde verwerkers onder schriftelijke verwerkersovereenkomsten overeenkomstig art. 28 AVG. Wij vertrouwen momenteel op:

De bovenstaande lijst is een momentopname. Waar vereist zijn verwerkers gebonden aan de EU-modelcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie) en gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Waar aanvullende waarborgen van toepassing zijn (bijv. aanvullende technische maatregelen), passen wij deze per geval toe.

7. Internationale doorgiften

Wij hosten de primaire applicatie en database binnen de Europese Unie. Sommige in § 6 genoemde verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten; in die gevallen vertrouwen wij op:

• een adequaatheidsbesluit van de EU op grond van art. 45 AVG (EU-VS Data Privacy Framework) wanneer de ontvanger zelf gecertificeerd is, en
• de EU-modelcontractbepalingen (SCC's) op grond van art. 46 (2) (c) AVG als secundaire waarborg.

Wij geven persoonsgegevens van MyPerfectStay-gebruikers niet door aan onze zusterentiteit in de VAE, Cloud Cops Technology L.L.C, of aan enige andere ontvanger buiten de EU/EER zonder een waarborg op grond van art. 45 of art. 46.

8. Bewaring

9. Je rechten

Je hebt de volgende rechten onder de AVG:

• Inzage — art. 15 AVG — bevestiging van verwerking en een kopie van de gegevens die wij over je bewaren.
• Rectificatie — art. 16 AVG — correctie van onjuiste gegevens.
• Wissing — art. 17 AVG — verwijdering wanneer een van de genoemde gronden van toepassing is. Je kunt je account op elk moment verwijderen via de instellingen in de app.
• Beperking — art. 18 AVG — beperking van de verwerking tijdens een geschil.
• Overdraagbaarheid — art. 20 AVG — ontvangst van je gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Bezwaar — art. 21 AVG — bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing op elk moment.
• Toestemming intrekken — art. 7 (3) AVG — voor elke verwerking op basis van toestemming, zonder afbreuk te doen aan reeds uitgevoerde verwerking.
• Klacht bij een toezichthoudende autoriteit — art. 77 AVG. Onze leidende toezichthoudende autoriteit is de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Duitsland.

Om een van deze rechten uit te oefenen, schrijf je naar privacy@myperfectstay.com. Wij reageren binnen 30 dagen (verlengbaar met maximaal twee verdere maanden op grond van art. 12 (3) AVG voor complexe verzoeken).

10. Cookies, trackingtechnologieën en Google Analytics

Wanneer je onze site bezoekt, slaan wij kleine gegevensbestanden op je apparaat op en lezen wij gegevens van je apparaat. Op grond van § 25 TDDDG vereist elke opslag van, of toegang tot, informatie op je apparaat jouw voorafgaande toestemming, tenzij die opslag of toegang strikt noodzakelijk is om een door jou gevraagde dienst te leveren. Wij behandelen alles wat niet strikt noodzakelijk is als toestemmingsplichtig, ongeacht of het technisch gezien een cookie, een localStorage-vermelding, een pixel, een fingerprint of een andere vorm van apparaatgebonden identificator is.

11. Marketingcommunicatie

Wij sturen marketing-e-mails (bijv. productupdates, B2B-nieuwsbrieven) alleen met je voorafgaande opt-in-toestemming. Elke marketing-e-mail bevat een afmeldlink met één klik. Als je een B2B-leadformulier indient (bijv. de omzetcalculator op /for-hotels), gebruiken wij het door jou opgegeven e-mailadres om je het gevraagde rapport te sturen en om op te volgen op je aanvraag; je kunt je toestemming op elk moment intrekken door te antwoorden met het woord “unsubscribe”.

12. Kinderen

De Dienst is niet gericht op kinderen onder de 16. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als je vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en wij zullen deze verwijderen.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor je heeft in de zin van art. 22 AVG.

14. Wijzigingen in dit beleid

Wij zullen dit beleid bijwerken naarmate onze verwerking verandert of de wet evolueert. Wezenlijke wijzigingen worden binnen de Dienst en via e-mail aan actieve gebruikers aangekondigd, ten minste 30 dagen voordat ze van kracht worden. De huidige versie is altijd beschikbaar op myperfectstay.com/privacy; de datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan deze pagina geeft de meest recente herziening weer.

15. Privacyverklaring van de moedermaatschappij

CloudCops GmbH exploiteert ook een consultancybedrijf onder cloudcops.com. De privacyverklaring voor dat bedrijf is beschikbaar op cloudcops.com/en/privacy-policy. Die verklaring is van toepassing op bezoeken aan de website cloudcops.com en niet op de MyPerfectStay-Dienst.

16. Paspoortscannen en reizigersidentiteitsgegevens

Sommige activiteiten die je via de Dienst kunt boeken, worden geëxploiteerd door leveranciers (momenteel via Viator) die reizigersidentiteitsgegevens vereisen voordat zij een boeking bevestigen — bijvoorbeeld de volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, paspoortnummer en vervaldatum van het paspoort van de reiziger. Waar een activiteit dit vereist, verzamelen wij dit alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming (art. 6 (1) (a) AVG) en geven wij het uitsluitend door aan de betreffende leverancier om die boeking te voltooien. Als je deze gegevens liever niet verstrekt, kun je een andere activiteit kiezen.

• Hoe je het verstrekt. Je kunt de gegevens handmatig intypen of — als je dat liever hebt — de fotopagina van je paspoort scannen zodat wij ze voor je kunnen invullen. Beide opties worden even prominent aangeboden, en het weigeren om te scannen blokkeert nooit een boeking.
• Scannen en OCR. Als je ervoor kiest te scannen, wordt de paspoortafbeelding naar Microsoft Azure Document Intelligence (gehost in de EU, Duitsland West-Centraal) gestuurd om de gedrukte tekst te lezen. Dit is alleen tekstherkenning — wij voeren geen gezichtsherkenning of biometrische matching uit en wij gebruiken de afbeelding alleen om de hierboven genoemde velden te extraheren.
• Wij slaan de afbeelding niet op. De paspoortafbeelding wordt alleen tijdelijk bewaard om de tekst te extraheren en wordt daarna verwijderd. Deze wordt binnen enkele minuten en in alle gevallen binnen 24 uur uit onze systemen verwijderd, en wordt nooit aan onze back-ups toegevoegd. Wij bewaren alleen de geëxtraheerde tekstvelden, en alleen zo lang als uiteengezet in § 8.
• Opgeslagen reizigersprofielen. Als je bent ingelogd, kun je een reizigersprofiel opslaan (voor jezelf en de mensen met wie je reist) zodat je de gegevens de volgende keer niet opnieuw hoeft in te voeren. Opslaan is optioneel. Een opgeslagen profiel wordt automatisch verwijderd 30 dagen nadat het voor het laatst is gebruikt in een boeking, en je kunt elk profiel zelf op elk moment in de app verwijderen.
• Groepsboekingen. Wanneer je een boeking voor een groep organiseert, kun je een beveiligde link voor eenmalig gebruik delen zodat elke medereiziger zijn of haar eigen gegevens rechtstreeks kan invoeren of scannen. Elke persoon geeft via die link zijn of haar eigen toestemming en kan zijn of haar gegevens zelf op elk moment via dezelfde link intrekken en verwijderen.
• Toestemming intrekken en verwijdering. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken en deze gegevens verwijderen — door het reizigersprofiel in de app te verwijderen, door de intrekkingsoptie op een groepsuitnodigingslink te gebruiken, of door te schrijven naar privacy@myperfectstay.com. Intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de vooraf uitgevoerde verwerking (art. 7 (3) AVG), noch aan een boeking die al bij de leverancier is bevestigd.

Het paspoortnummer wordt behandeld als een nationaal identificatienummer (art. 87 AVG), niet als een bijzondere categorie van persoonsgegevens onder art. 9 AVG; omdat de scan alleen tekst betreft en niet voor gezichtsherkenning wordt gebruikt, vindt er geen verwerking van bijzondere categorieën plaats. Wij bewaren een minimale registratie dat je toestemming hebt gegeven — zonder de paspoortgegevens zelf — zodat wij de naleving kunnen aantonen zoals vereist door art. 7 (1) AVG.

17. Contact

CloudCops GmbH, Amselweg 20, 33758 Schloß Holte-Stukenbrock, Duitsland
privacy@myperfectstay.com