Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for Tjenesten i henhold til art. 4 (7) GDPR er:

CloudCops GmbH
Amselweg 20
33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Tyskland
E-post: privacy@myperfectstay.com

Se vårt Avtrykk for fullstendige selskapsdetaljer, inkludert handelsregisternummer og VAT-ID.

2. Personvernombud

Vi har ikke utnevnt et personvernombud fordi de lovbestemte terskelverdiene i art. 37 GDPR og § 38 BDSG for tiden ikke gjelder for oss. Du kan rette ethvert personvernspørsmål til privacy@myperfectstay.com, så videresender vi det til den ansvarlige personen i CloudCops GmbH.

3. Vår søsterenhet i UAE

MyPerfectStays kommersielle drift og B2B-partnerutbetalinger i MENA-regionen behandles av Cloud Cops Technology L.L.C i De forente arabiske emirater. Cloud Cops Technology L.L.C er ikke behandlingsansvarlig, felles behandlingsansvarlig eller databehandler for MyPerfectStay-brukeres personopplysninger. Personopplysninger som behandles under denne erklæringen, behandles utelukkende av CloudCops GmbH i Tyskland på infrastruktur lokalisert innenfor Den europeiske union (se § 7 nedenfor). Kommersielle utbetalinger til UAE-partnere inneholder ikke personopplysninger om MyPerfectStays sluttbrukere.

4. Kategorier av personopplysninger vi behandler

Vi behandler kun dataene som er nødvendige for å drive Tjenesten. Vi selger aldri personopplysninger, og vi driver ikke med atferdsbasert annonsering fra tredjeparter.

• Kontodata – navn, e-postadresse, passordhash, profilbilde (valgfritt), språk- og valutapreferanser. Opprettes når du registrerer deg.
• Reiseplanleggingsdata – destinasjoner, datoer, gruppemedlemskap, avstemninger, kommentarer, lagrede reiseplaner.
• Bookingdata – reisendes navn, kontaktdetaljer, gruppesammensetning, spesielle ønsker, bookingdatoer. Påkrevd for å gjennomføre bookinger med den aktuelle leverandøren.
• Betalingsdata – for MyPerfectStays egne betalingsflyter tokeniseres ditt fullstendige kortnummer, CVC og utløpsdato av vår betalingsbehandler og lagres aldri på serverne våre. For affiliatebookinger mottas betaling direkte av leverandøren (se § 6), og vi ser ikke kortopplysninger i det hele tatt.
• Kommunikasjon – e-poster du sender oss, kundestøttesamtaler og innsendinger av lead-skjemaer på /for-hotels og lignende markedsføringssider.
• Enhets- og diagnostikkdata – krasjrapporter, anonymiserte ytelsessporinger og data fra øktopptak med tekst- og skjemainndata automatisk maskert (f.eks. e-post- og passordfelt registreres som en svart strek, ikke verdiene du skriver inn). Brukes til å diagnostisere feil og forbedre stabiliteten.
• Bruksdata – anonymiserte tellinger av side- og funksjonsinteraksjoner; aggregert for produktanalyse.
• Serverlogger – IP-adresse, brukeragent, forespurt URL, tidsstempel; oppbevart kortsiktig for sikkerhet og svindelforebygging.
• Reisendes identitets- og reisedokumentdata – der en aktivitetsleverandør krever det for å bekrefte en booking: den reisendes for- og etternavn, fødselsdato, nasjonalitet, kjønn, passnummer og passets utløpsdato. Du oppgir dette ved å skrive det inn, eller ved å velge å skanne passets bildeside (vi henter ut teksten og forkaster bildet umiddelbart). Vi samler inn denne kategorien kun med ditt uttrykkelige samtykke og kun for aktiviteter som krever det. Se § 16.

5. Formål og rettslige grunnlag (art. 6 GDPR)

Vi behandler personopplysninger på følgende rettslige grunnlag:

6. Mottakere og databehandlere

Vi deler kun personopplysninger med nøye utvalgte databehandlere under skriftlige databehandleravtaler i henhold til art. 28 GDPR. Vi benytter for tiden:

Listen ovenfor er et øyebliksbilde. Der det er påkrevd, er databehandlere bundet av EUs standard personvernbestemmelser (Kommisjonens gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914) og sertifisert under EU-US Data Privacy Framework. Der ytterligere sikkerhetstiltak gjelder (f.eks. supplerende tekniske tiltak), anvender vi dem fra sak til sak.

7. Internasjonale overføringer

Vi hoster den primære applikasjonen og databasen innenfor Den europeiske union. Noen databehandlere oppført i § 6 er etablert i USA; i disse tilfellene baserer vi oss på:

• en EU-tilstrekkelighetsbeslutning under art. 45 GDPR (EU-US Data Privacy Framework) der mottakeren er selvsertifisert, og
• EUs standard personvernbestemmelser (SCC) under art. 46 (2) (c) GDPR som et sekundært sikkerhetstiltak.

Vi overfører ikke MyPerfectStay-brukeres personopplysninger til vår søsterenhet i UAE, Cloud Cops Technology L.L.C, eller til noen annen mottaker utenfor EU/EØS uten et sikkerhetstiltak etter art. 45 eller art. 46.

8. Oppbevaring

9. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter under GDPR:

• Innsyn – art. 15 GDPR – bekreftelse på behandling og en kopi av dataene vi har om deg.
• Retting – art. 16 GDPR – korrigering av unøyaktige data.
• Sletting – art. 17 GDPR – sletting når et av de oppførte grunnlagene gjelder. Du kan slette kontoen din når som helst fra innstillingene i appen.
• Begrensning – art. 18 GDPR – begrensning av behandling under en tvist.
• Dataportabilitet – art. 20 GDPR – mottak av dataene dine i et strukturert, maskinlesbart format.
• Innsigelse – art. 21 GDPR – innsigelse mot behandling basert på berettiget interesse, inkludert direkte markedsføring når som helst.
• Trekke tilbake samtykke – art. 7 (3) GDPR – for enhver behandling basert på samtykke, uten å påvirke behandling som allerede er utført.
• Klage til en tilsynsmyndighet – art. 77 GDPR. Vår ledende tilsynsmyndighet er Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Tyskland.

For å utøve noen av disse rettighetene, skriv til privacy@myperfectstay.com. Vi svarer innen 30 dager (kan forlenges med inntil to ytterligere måneder under art. 12 (3) GDPR for komplekse forespørsler).

10. Informasjonskapsler, sporingsteknologier og Google Analytics

Når du besøker nettstedet vårt, lagrer vi små datafiler på enheten din og leser data fra enheten din. Under § 25 TDDDG krever enhver lagring av, eller tilgang til, informasjon på enheten din ditt forhåndssamtykke, med mindre slik lagring eller tilgang er strengt nødvendig for å levere en tjeneste du har bedt om. Vi behandler alt som ikke er strengt nødvendig som samtykkekrevende, uavhengig av om det teknisk sett er en informasjonskapsel, en localStorage-oppføring, en piksel, et fingeravtrykk eller en hvilken som helst annen form for enhetsbundet identifikator.

11. Markedsføringskommunikasjon

Vi sender markedsførings-e-poster (f.eks. produktoppdateringer, B2B-nyhetsbrev) bare med ditt forhåndssamtykke. Hver markedsførings-e-post inneholder en avmeldingslenke med ett klikk. Hvis du sender inn et B2B-lead-skjema (f.eks. inntektskalkulatoren på /for-hotels), bruker vi e-postadressen du oppgir til å sende deg den forespurte rapporten og til å følge opp henvendelsen din; du kan trekke tilbake samtykket når som helst ved å svare med ordet «unsubscribe».

12. Barn

Tjenesten er ikke rettet mot barn under 16 år. Vi behandler ikke bevisst personopplysninger om barn. Hvis du mener at et barn har gitt oss personopplysninger, vennligst kontakt oss, så vil vi slette dem.

13. Automatiserte beslutninger

Vi bruker ikke automatiserte beslutninger eller profilering som har rettsvirkninger for deg i henhold til art. 22 GDPR.

14. Endringer i denne erklæringen

Vi vil oppdatere denne erklæringen etter hvert som behandlingen vår endres eller loven utvikler seg. Vesentlige endringer vil bli kunngjort inne i Tjenesten og via e-post til aktive brukere minst 30 dager før de trer i kraft. Den gjeldende versjonen er alltid tilgjengelig på myperfectstay.com/privacy; datoen «Sist oppdatert» øverst på denne siden gjenspeiler den siste revisjonen.

15. Morselskapets personvernerklæring

CloudCops GmbH driver også en konsulentvirksomhet under cloudcops.com. Personvernerklæringen for den virksomheten er tilgjengelig på cloudcops.com/en/privacy-policy. Den erklæringen regulerer besøk på nettstedet cloudcops.com og gjelder ikke for MyPerfectStay-tjenesten.

16. Passkanning og reisendes identitetsdata

Enkelte aktiviteter du kan booke gjennom Tjenesten, drives av leverandører (for tiden via Viator) som krever den reisendes identitetsdetaljer før de vil bekrefte en booking – for eksempel den reisendes fulle navn, fødselsdato, nasjonalitet, kjønn, passnummer og passets utløpsdato. Der en aktivitet krever dette, samler vi det inn kun med ditt uttrykkelige samtykke (art. 6 (1) (a) GDPR) og videreformidler det til den aktuelle leverandøren utelukkende for å fullføre den bookingen. Hvis du heller ikke vil oppgi disse detaljene, kan du velge en annen aktivitet.

• Slik oppgir du det. Du kan skrive inn detaljene manuelt, eller – hvis du foretrekker det – skanne passets bildeside slik at vi kan fylle dem inn for deg. Begge alternativene tilbys med like stor fremtredenhet, og det å avslå å skanne blokkerer aldri en booking.
• Skanning og OCR. Hvis du velger å skanne, sendes passbildet til Microsoft Azure Document Intelligence (hostet i EU, Germany West Central) for å lese den trykte teksten. Dette er kun tekst-gjenkjenning – vi utfører ikke ansiktsgjenkjenning eller noen biometrisk sammenligning, og vi bruker bildet kun til å hente ut feltene oppført ovenfor.
• Vi lagrer ikke bildet. Passbildet oppbevares kun forbigående for å hente ut teksten og slettes deretter. Det fjernes fra systemene våre innen minutter og i alle tilfeller innen 24 timer, og det legges aldri til i sikkerhetskopiene våre. Vi beholder kun de uthentede tekstfeltene, og kun så lenge som angitt i § 8.
• Lagrede reisendeprofiler. Hvis du er innlogget, kan du lagre en reisendeprofil (for deg selv og personene du reiser med) slik at du ikke trenger å skrive inn detaljene på nytt neste gang. Lagring er valgfritt. En lagret profil slettes automatisk 30 dager etter at den sist ble brukt i en booking, og du kan selv slette enhver profil når som helst i appen.
• Gruppebookinger. Når du organiserer en booking for en gruppe, kan du dele en sikker invitasjonslenke til ett enkelt formål slik at hver medreisende kan skrive inn eller skanne sine egne detaljer direkte. Hver person gir sitt eget samtykke på den lenken og kan selv trekke tilbake og slette detaljene sine når som helst ved hjelp av den samme lenken.
• Tilbaketrekking av samtykke og sletting. Du kan trekke tilbake samtykket og slette disse dataene når som helst – ved å slette reisendeprofilen i appen, ved å bruke tilbaketrekkingsalternativet på en gruppeinvitasjonslenke, eller ved å skrive til privacy@myperfectstay.com. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som er utført på forhånd (art. 7 (3) GDPR), og heller ikke en booking som allerede er bekreftet med leverandøren.

Passnummeret behandles som et nasjonalt identifikasjonsnummer (art. 87 GDPR), ikke som en særlig kategori av personopplysninger etter art. 9 GDPR; fordi skanningen kun er tekst og ikke brukes til ansiktsgjenkjenning, finner ingen behandling av særlige kategorier sted. Vi beholder en minimal registrering av at du ga samtykke – uten passdataene selv – slik at vi kan dokumentere etterlevelse som påkrevd etter art. 7 (1) GDPR.

17. Kontakt

CloudCops GmbH, Amselweg 20, 33758 Schloß Holte-Stukenbrock, Tyskland
privacy@myperfectstay.com